PRIVACY VERKLARING van MULTIPLE HATS BV
Multiple Hats BV hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het gegeven dat jouw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Multiple Hats BV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
Als Multiple Hats BV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring hierover vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Multiple Hats BV
BE 0735.570.497
Peter Benoitstraat 13
9300 Aalst
silvia@creatievegeneralist.be
Aan wie is deze privacyverklaring gericht?
Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.
Deze privacyverklaring is van toepassing op:
– Al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige);
– Prospecten, geïnteresseerden, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten en contacten van deskundigen;
– Leveranciers;
– Freelancers waarmee wij samenwerken.
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden door Multiple Hats BV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
– Algemeen klantenbeheer met inbegrip van facturatie en boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst);
– Begeleiding van klanten (uitvoering overeenkomst);
– Verwerken en opvolgen van klachten (uitvoering overeenkomst);
– Het bekomen van subsidiëring door de overheid (gerechtvaardigd belang);
– Leveranciersbeheer met inbegrip van boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst);
– Samenwerkingen met freelancers (uitvoering overeenkomst);
– Verzenden van marketing en gepersonaliseerde reclame (toestemming);
– Beheer van geschillen en gerechtelijke procedures, de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeen (gerechtvaardigd belang);
– Bestrijden van eventuele fraude en misbruik (gerechtvaardigd belang).
Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heb je steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Je kan ons hiervoor contacteren via de contactgegevens bovenaan deze verklaring of uitschrijven via de link in onze nieuwsbrieven.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens vragen en/of verwerken:
– Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam en adres (straat, nummer, postcode, gemeente, land);
– Privé-contactgegevens : telefoonnummer en e-mail adres;
– Financiële gegevens en bijzonderheden: bankrekeningnummer, IBAN-nummer, kaartnummers, codes betalingen, betaalgedrag;
– Gegevens van de loopbaancheque (indien van toepassing): chequenummer en klantnummer;
– Gegevens betreffende contactmomenten: datum, plaats en uur;
– Opleiding, diploma’s en werksituatie (indien gewenst);
– Familiale situatie (indien gewenst);
– Leefgewoonten (indien gewenst);
– Persoonlijke kenmerken (indien gewenst);
– Psychische gegevens (indien gewenst);
– Gegevens betreffende gezondheid (indien gewenst);
– Vrije tijd en interesses (indien gewenst);
– Evaluatiegegevens;
– Aanwezigheid (enkel indien beroep gedaan wordt op KMO-P);
– Beeldmateriaal: foto’s, video’s en opnames;
De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om gebruik te kunnen maken van onze diensten, om te kunnen samenwerken of om onze nieuwsbrief te ontvangen.
Dit met uitzondering van volgende gegevens:
– Beeldmateriaal (voor public relations)
– Contactgegevens (voor direct marketing)
Indien je deze gegevens niet verstrekt, zullen er geen gerichte foto’s van jou gepubliceerd worden en zal je geen ongevraagde commerciële mails ontvangen.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?
We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf op verschillende manieren aan ons meedeelt, o.a. door de nodige documenten in te vullen, via invul- en contactformulieren op onze website en via persoonlijk/telefonisch/e-mail contact.
Het is ook mogelijk dat er tijdens workshops en/of evenementen foto’s en/of filmpjes genomen worden. Je zal hiervan op het moment zelf op de hoogte worden gebracht. Op dat moment krijg je de kans om aan de fotograaf te melden dat je niet gefotografeerd wilt worden.
Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie die we ontvangen van het loopbaancentrum waarmee we samenwerken.
Wij kunnen gegevens afkomstig van derden gebruiken om jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te updaten.
Indien wij persoonsgegevens ontvangen van derden vragen wij steeds de bevestiging dat die organisatie de gegevens rechtmatig heeft verkregen, het recht heeft om de gegevens te gebruiken en de toestemming heeft van de betrokkene om de gegevens te gebruiken voor het gewenst doel.
Welke persoonsgegevens geven wij door?
Aan derden – verwerkers
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een externe dienstverlener voor:
– Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider);
– Het verzorgen van de internet omgeving (web- en mailhosting);
– Het verzorgen van de (financiële) administratie;
– Het faciliteren van videobellen;
– Het faciliteren van de online leeromgeving;
– Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven;
Deze externe dienstverleners krijgen toegang tot bepaalde gegevens en informatie in het kader van hun opdracht. Zij treden met andere woorden enkel op in onze opdracht en voor onze rekening. Zij mogen je gegevens dus nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken.
Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen. Hiervoor hebben wij een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” afgesloten met deze partijen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarbij dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden. Met de externe dienstverleners maken wij in deze overeenkomst uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Aan derden – ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
– Partners waarmee we in samenwerking workshops en/of evenementen organiseren. Vaste partners van Multiple Hats BV zijn o.a. Paradox Academy BV. Met deze partner delen wij de inschrijvingsgegevens, foto’s en video’s van de workshops/evenementen en mails naar het adres info@paradoxaalcoachen.com komen ook bij deze partner toe;
– Partners die deelnemen aan ons affiliate programma. Met deze partners delen wij de e-mailadressen van de personen die via hun persoonlijke affiliate link inschreven. Dit gebeurt aan de hand van een tracking cookie (zie ook onze cookieverklaring voor meer info).
– Gegevens betreffende de loopbaancheque en de contactmomenten worden bewaard in een gedeelde databank met VDAB en het loopbaancentrum;
– Loopbaancentrum voor het gebruik van de loopbaancheques;
– Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden) voor het gebruik van de loopbaancheques en de KMO-P;
– Externe opleiders of trainers.
Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen en te zorgen dat deze enkel gebruikt worden voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld.
Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is de politie die in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven jouw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij kunnen jouw persoonsgegevens wel delen met andere derden indien je ons hier (schriftelijke) toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EU+Noorwegen+Ijsland).
Hoe lang bewaren wij gegevens?
Multiple Hats BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding) en tot het einde van de contractuele aansprakelijkheid. Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
Multiple Hats BV verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 10 jaar na laatste contact/gebruik of na de beëindiging van de samenwerking, behoudens voor wat betreft de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.
Hoe beveiligen wij gegevens?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking:
– Alle personen die namens Multiple Hats BV van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
– Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– Virusscanner, firewall en systematische tijdige updates;
– Systematische back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– Geregelde testen en evaluaties van onze maatregelen en bijsturing indien nodig;
Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan word je, in de door de wet voorziene omstandigheden, persoonlijk verwittigd.
Welke rechten heb je omtrent jouw gegevens?
Je hebt recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt recht op verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of jouw verzoek gerechtvaardigd is.
Je hebt recht op beperking van gegevensverwerking. Indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
Je kan bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden wegens ernstige en legitieme motieven. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via de uitschrijfmogelijkheden in e-mails).
Je hebt het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of, in opdracht van jou, direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.
Wij kunnen je vragen je te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren door een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart toe te voegen aan je aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Onze verwerking van jouw persoonsgegevens omvat geen profilering en je zal dus evenmin aan volledige geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
Waar kan u terecht met klachten?
Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige, legitieme manier en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving met jouw persoonsgegevens om te gaan.
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij om hierover direct met ons contact op te nemen via het adres bovenaan deze privacyverklaring.
Indien je van oordeel bent dat je rechten geschonden zijn en je binnen onze onderneming geen gehoor vindt voor je bezorgdheden staat het je altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
contact@apd-gba.be
Wanneer werd deze privacyverklaring laatst gewijzigd?
Multiple Hats BV kan van tijd tot tijd zijn privacyverklaring aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 06/09/2020.